會計檔案是指會計憑證、會計賬簿等會計核算專業(yè)資料,是企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務的重要證據(jù)。那么它有哪些作用?保管期限又是如何規(guī)定的?
會計檔案作用
會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),是國家檔案的重要組成部分,也是各單位的重要檔案,它是對一個單位經(jīng)濟活動的記錄和反映。其作用如下:
1.會計檔案是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況的重要史料和證據(jù);
2.通過會計檔案,可以了解單位各項經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈,檢查單位是否遵守財經(jīng)紀律;
3.會計檔案能為國家制定宏觀經(jīng)濟政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考;
4.會計檔案是總結經(jīng)驗、揭露責任事故、打擊經(jīng)濟領域犯罪、分析和判斷事故原因的重要依據(jù)。
會計檔案的保管年限
《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限為:會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
會計檔案包括什么內(nèi)容?
按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,企業(yè)單位的會計檔案包括以下具體內(nèi)容:
1.會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
2.會計賬簿類:總賬,明細賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計賬簿。
3.財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。
4.其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊?!?/p>
會計檔案管理方法
1.歸檔。各單位每年形成的會計檔案,應由會計機構按歸檔的要求,負責整理立卷,裝訂成冊,加具封面、編號,編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
2.存檔。檔案部門對接收的會計檔案,原則上應保持原卷冊的封裝,個別需要拆封重新整理的,應當會同原會計機構和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責任。
3.保管。各單位對會計檔案必須進行科學管理,做到妥善保管,存放有序,查找方便。嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
4.使用。保存會計檔案的最終目的是為了利用,因此,必須重視和加強會計檔案的利用工作。各單位保存的會計檔案應為本單位服務,調(diào)閱會計檔案應履行登記手續(xù),一般應在檔案室查閱。各單位保存的會計檔案原件不得借出,如有特殊需要,須報經(jīng)上級主管部門批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續(xù)。查閱或復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5.移交。凡關、停、并、轉(zhuǎn)單位的會計檔案要根據(jù)不同情況,分別編制移交清冊,列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容,移交給上級主管部門或指定的接受單位保管。交接雙方在移交清冊上簽章,會計檔案管理人員變更時,也須按規(guī)定辦理正式交接手續(xù)。
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